Aviso de Privacidade

1. Quem decide sobre os seus dados

O Planus One é um sistema de gestão contratado por empresas. Por isso, ele atua em dois papéis diferentes, conforme o dado:

• Como controlador, o Planus One decide sobre os dados de quem visita o site ou pede acesso, os dados de cadastro dos usuários, os dados de uso do sistema e as comunicações que enviamos. Este aviso trata principalmente desses dados.
• Como operador, o Planus One trata, em nome da empresa cliente, os dados que ela própria cadastra no sistema: por exemplo funcionários, exames ocupacionais, motoristas, clientes, fornecedores, destinatários de entregas, fotos e assinaturas. Nesse caso, a controladora é a empresa cliente, que define por que e como esses dados são usados. Se você é funcionário, cliente ou fornecedor de uma empresa que usa o Planus One, procure primeiro essa empresa. Se o pedido chegar a nós, nós o encaminharemos a ela e a apoiaremos na resposta.

2. Quais dados coletamos

No site (planus.one)

• Pedido de acesso: nome, e-mail e a mensagem que você escrever no formulário. Junto com o pedido, registramos o endereço IP, a localização aproximada derivada dele pelo provedor de hospedagem (cidade, estado e país) e a identificação do navegador.
• Medição de audiência e desempenho: contagem anônima de visitas e métricas de velocidade das páginas, sem cookies e sem identificar quem visita.
• Preferência de idioma: guardada no seu próprio navegador.

No sistema (app.planus.one)

• Cadastro do usuário: nome, sobrenome, e-mail, telefone (opcional), empresas às quais você tem acesso, grupos de permissão, datas de convite e de primeiro acesso, preferências de notificação e a escolha de receber ou não e-mails de novidades. A senha é guardada pelo nosso provedor de autenticação de forma irreversível (hash) e nunca fica visível para nós.
• O que você escreve no sistema: chamados de suporte e seus anexos, comentários e menções em pedidos e conversas com o assistente.
• Análise de uso: para entender quais telas e funções são usadas e onde o sistema atrapalha, registramos o seu identificador interno, nome e e-mail, a empresa selecionada, as telas visitadas, os cliques em menus e botões, as ações feitas nas telas (como abrir, criar, salvar ou excluir registros, aplicar filtros, pesquisar, baixar arquivos, abrir a ajuda e conversar com o assistente), a versão do sistema e dados técnicos do dispositivo e do navegador (tipo, sistema operacional e tamanho da tela). As ações são registradas sem o seu conteúdo: sabemos que um registro foi salvo ou que uma pesquisa foi feita, não o que foi escrito nela. Os endereços das telas são gravados sem os identificadores dos registros abertos, e os cliques são identificados apenas pelo nome fixo do botão ou menu, nunca pelo texto exibido na tela.
• Gravação de sessão mascarada: reproduz a disposição da tela, a navegação e os cliques. Todo texto, todo campo preenchido, toda imagem e todo atributo aparecem mascarados, e não gravamos o conteúdo das comunicações do sistema com o servidor. Ela serve para encontrar falhas de uso, não para ler o que você registra.
• A análise de uso e a gravação não guardam o seu endereço IP, que é descartado, nem a sua localização. Elas não funcionam nas páginas públicas nem na tela de login, e não registram acessos da equipe do Planus One nem acessos feitos em nome de outro usuário.
• Desempenho: métricas anônimas de velocidade das telas, sem identificar quem usa.
• Registros de segurança: registros técnicos de acesso (endereço IP, data e hora e a requisição feita), gerados pelos provedores de hospedagem e de banco de dados. Alterações em exames ocupacionais registram quem alterou, o que mudou e o endereço IP.

No Planus Assistant

Quando a empresa usa o assistente, enviamos ao provedor de inteligência artificial a sua pergunta, o seu nome, o nome da empresa selecionada e os dados da empresa que o assistente consultar para responder, sempre limitados ao que as suas permissões já deixam você ver. Nos registros consultados, CPF, RG e telefones são removidos e os documentos de clientes e fornecedores aparecem apenas com os quatro últimos dígitos. O que você digita na conversa é enviado como foi escrito. As conversas ficam guardadas no sistema para que você possa retomá-las.

3. Para que usamos e com qual base legal

• Prestar o serviço: criar e manter a sua conta, autenticar o acesso, aplicar as permissões e enviar convites, redefinições de senha e notificações do sistema. Base legal: execução de contrato e procedimentos preliminares (art. 7º, V) e legítimo interesse (art. 7º, IX), quando o contrato é da empresa para a qual você trabalha.
• Responder a pedidos de acesso feitos pelo site. Base legal: procedimentos preliminares a um contrato, a seu pedido (art. 7º, V).
• Atender chamados de suporte, o que pode incluir visualizar o sistema como você o vê para reproduzir um problema, sempre sob dever de confidencialidade. Base legal: execução de contrato (art. 7º, V).
• Analisar o uso e melhorar o produto, com a análise de uso e a gravação mascarada descritas acima. Base legal: legítimo interesse (art. 7º, IX), apoiado nas proteções descritas neste aviso, e você pode se opor a qualquer momento (seção 8).
• Enviar e-mails de novidades sobre versões do sistema. Base legal: legítimo interesse (art. 7º, IX). Todo e-mail traz um link para deixar de recebê-los com um clique.
• Garantir a segurança, prevenir fraudes e cumprir obrigações legais, como as do Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014). Base legal: cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II) e legítimo interesse (art. 7º, IX).
• Exercer direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais. Base legal: art. 7º, VI.

Não vendemos dados pessoais, não os usamos para publicidade e não tomamos decisões sobre você de forma exclusivamente automatizada.

4. Com quem compartilhamos

Compartilhamos dados apenas com fornecedores que nos ajudam a operar o serviço, contratados como operadores e limitados às finalidades abaixo:

• Supabase: banco de dados, autenticação e armazenamento de arquivos.
• Vercel: hospedagem do site e do sistema, medição anônima de audiência do site e de desempenho.
• Resend: envio de e-mails.
• PostHog: análise de uso e gravação de sessão mascarada.
• OpenAI: processamento das conversas do Planus Assistant. A OpenAI não usa os dados recebidos dessa forma para treinar os seus modelos.
• Google: mapas, localização de endereços e cálculo de rotas (Google Maps), e as fontes tipográficas do sistema (Google Fonts), que recebem o endereço IP do seu navegador ao carregar.
• ViaCEP: preenchimento de endereço a partir do CEP, que recebe o CEP digitado e o endereço IP do seu navegador.

Também podemos compartilhar dados com autoridades públicas, quando a lei ou uma ordem judicial exigir, e com eventual sucessor em caso de reorganização societária, que fica obrigado a este aviso.

5. Transferência internacional

Vários desses fornecedores processam dados fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos, inclusive a análise de uso (PostHog) e o assistente (OpenAI). Essas transferências seguem o art. 33 da LGPD e são amparadas pelas cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (Resolução CD/ANPD nº 19/2024) ou por outro mecanismo previsto em lei.

6. Cookies e armazenamento no navegador

Não usamos cookies de publicidade nem de rastreamento entre sites. O sistema guarda no armazenamento local do seu navegador apenas o que precisa para funcionar: a sessão de login, a empresa selecionada, o tema claro ou escuro, preferências de exibição das tabelas, rascunhos não salvos, o estado da conversa com o assistente, o identificador usado pela análise de uso e uma cópia dos dados consultados, para que o sistema continue funcionando sem conexão. O aplicativo instalado guarda uma cópia dos arquivos do sistema para abrir mais rápido. O site guarda apenas a sua escolha de idioma. Ao sair do sistema num aparelho compartilhado, apague esses dados nas configurações do navegador; isso também encerra a sua sessão.

7. Por quanto tempo guardamos

• Cadastro do usuário e conversas com o assistente: enquanto a conta existir. Depois do encerramento, excluímos ou anonimizamos esses dados a pedido do titular ou da empresa, salvo o que a lei obrigar a manter.
• Pedidos de acesso feitos pelo site: enquanto durar a negociação ou a contratação que resultar dele. Você pode pedir a exclusão a qualquer momento.
• Eventos de análise de uso: 1 ano, prazo fixado pelo fornecedor. Se você pedir a exclusão, apagamos os seus eventos antes disso.
• Gravações de sessão: 30 dias.
• Registros técnicos de acesso: pelo prazo de guarda dos provedores de hospedagem e de banco de dados, ou por mais tempo quando a lei ou uma ordem judicial exigir.
• Dados cadastrados pela empresa cliente: pelo prazo do contrato e conforme as instruções da empresa. Após o término, são excluídos a pedido dela; cópias de segurança são sobrescritas nos ciclos regulares do provedor de banco de dados.

8. Os seus direitos

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir, a qualquer momento e sem custo:

• confirmação de que tratamos dados seus e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• informação sobre as entidades com as quais compartilhamos dados;
• oposição a um tratamento baseado em legítimo interesse, como a análise de uso e os e-mails de novidades;
• eliminação dos dados, nos limites da lei.

Para exercer qualquer um desses direitos, escreva para privacidade@planus.one a partir do e-mail cadastrado. Podemos pedir uma confirmação de identidade antes de atender. Respondemos em até 15 dias. Ao se opor à análise de uso, paramos de registrar a sua navegação e, se você pedir, apagamos os eventos e as gravações já coletados.

Algumas escolhas estão no próprio sistema: os e-mails de novidades podem ser cancelados pelo link no rodapé de cada e-mail, e as notificações, ajustadas em Configurações de Notificação, no menu do usuário. Se não ficar satisfeito com a nossa resposta, você pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

9. Como protegemos os dados

Toda comunicação é criptografada (HTTPS). O acesso aos dados de cada empresa é isolado e limitado pelas permissões que a própria empresa define. Arquivos com dados pessoais são entregues por links temporários, credenciais de integração são guardadas criptografadas e o acesso da nossa equipe é restrito a quem precisa dele. Se ocorrer um incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante, comunicaremos a ANPD e as pessoas afetadas, como determina o art. 48 da LGPD.

10. Crianças e adolescentes

O Planus One é um serviço para empresas e não se destina a menores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados de crianças ou adolescentes como usuários do sistema.

11. Encarregado pelo tratamento de dados

O canal de comunicação com o encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO) do Planus One é o e-mail privacidade@planus.one.

12. Alterações deste aviso

Podemos atualizar este aviso para refletir mudanças no serviço ou na lei. A versão em vigor é sempre a publicada nesta página, com a data da última atualização no topo. Mudanças relevantes serão avisadas por e-mail ou no próprio sistema antes de entrarem em vigor.